为了加强杭州益潮汇公益发展中心印章管理,规范公组织印章的刻制、发放、保管和使用,保证公司的合法利益不受损害,特制定本制度。
一、印章的刻制:
印章刻制按组织业务需要由部门提出申请,组织领导批准后,由总经办统一办理,印章刻好后由总经办办理经意登记手续,填写《印章管理登记表》、备案并留好印章样图。
二、印章的日常保管:
1、组织印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。
2、印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。
3、公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。
三、印章的使用范围及保管人:
公司印章分为五种类型:公章、合同章、财务章、发票章和法人章。
1、公章:
使用范围:凡是以组织名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他组织材料均可使用公章。
保管人:公章的掌管者应该是组织创始者或其最信任的人,例如:董事长或总经理。
2、合同章:
使用范围:单位对外签订合同时使用,在签约的范围内代表组织,承担合同规定的权利义务。
保管人:组织法务人员、合作律师或行政部门等。
3、财务章:
使用范围:财务章一般用于组织财务往来的结算,以及银行的各种事项,例如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印等。
保管人:一般由组织财务人员管理,可以是财务主管或出纳等。
4、发票章:
使用范围:企业、单位和个体工商户在购买和开发票时,需要加盖发票章。盖在发票上,或盖在发票领用簿才有效。
保管人:一般由财务部门的发票管理员保管。
5、法人章:
使用范围:组织有关决议、银行有关事务办理的时候用。如果单独使用就代表法人自己,如果与公章一起使用就代表公司行为。
保管人:一般由法人自己保管,也有让组织财务部门出纳人员管理的情况。
三、印章保管人职责:
1、印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司办公室报告。
2、必须严格依照组织对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用。
3、在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回。
4、检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章.
5、在印章使用中违反规定,给组织造成损失的,由组织对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。